Willkommen bei der
TGS 1886 Langenhain e.V.

Nutzung der TGS-Cloud

Wofür eine eigene Cloud?

Wir nutzen eine eigene Cloud-Lösung, um uns in den einzelnen Arbeitsgruppen in den Vereinen TGS Langenhain und HSG EppLa besser organisieren zu können. Zum Einsatz kommt eine auf dem Webspace der TGS Langenhain gehostete Version von Nextcloud, die unter Anderem die folgenden Funktionen bietet:

  • Gemeinsamer und einfach erreichbarer Dateispeicher, vergleichbar mit Dropbox
  • Gemeinsamer Kalender
  • Gemeinsames Adressbuch
  • Kanban-Tool zur gemeinsamen Bearbeitung von Aufgaben im Team

Zugang zur TGS-Cloud

Für die Nutzung der TGS-Cloud ist ein Zugang erforderlich, den du über eine Mail an webmaster@tgs-langenhain.de beantragen kannst. Sende hierfür bitte eine Mail mit den folgenden Daten an diese Emailadresse:

  • Vorname
  • Nachname
  • Emailadresse
  • Ressort (TGS Langenhain oder HSG EppLa)

Sobald der Zugang eingerichtet wurde, bekommst du deine Zugangsdaten per Email mitgeteilt.

Anmeldung an der TGS-Cloud

Die Anmeldung erfolgt über die folgende Adresse im Browser: https://cloud.tgs-langenhain.de

Dort kannst du dich dann mit deiner Emailadresse bzw. Benutzernamen und dem dir genannten Passwort anmelden:

Nach erfolgreicher Anmeldung befindest du dich auf der Startseite der TGS-Cloud.

Erste Schritte

Zuerst solltest du die TGS-Cloud auf deine Bedürfnisse anpassen. Dies geht ganz einfach: klicke oben rechts auf das runde Profil-Icon und wähle dort Einstellungen. Dort kannst du nun deine Kontaktdaten vervollständigen, ein Profilfoto hochladen, damit andere dich einfach „zuordnen“ können oder auch dein Passwort ändern.

Hier versteckt sich übrigens auch der Knopf zum Abmelden.

Die einzelnen Module der TGS-Cloud erreichst du über die oben befindliche Navigationsleiste, dort sind alle freigeschalteten Module aufgelistet:

Dateispeicher

In der TGS-Cloud können Dateien und Dokumente zentral gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden. Für jeden Benutzer stehen derzeit 1 GB Speicherplatz zur Verfügung, der bei Bedarf aber erweitert werden kann. Den Cloud-Speicher erreicht ihr nach dem Anmelden an der TGS-Cloud über das ganz links oben angezeigte Ordnersymbol in der Navigationsleiste. Nach einem Klick auf das Symbol öffnet sich der Dateibrowser:

Dort siehst du nun die für dich freigegebenen Ordner und Dateien, du kannst dort aber natürlich auch weitere Dateien oder Ordner anlegen. Dafür musst du nur auf das Plus-Symbol unterhalb der Navigationsleiste klicken:

Neben der Möglichkeit, Dateien und Ordner bequem über deinen Browser einsehen zu können, besteht natürlich auch die Möglichkeit, diesen Online-Speicher unter Windows, Mac oder auch euren Mobiltelefonen einzubinden. Die dafür benötigten Programme kannst du über die TGS-Cloud herunterladen. Dafür gehst du wieder in deine Einstellungen (Klick auf dein Profilbild und dort Einstellungen wählen) und anschließend auf Mobil & Desktop:

Einbindung der Cloud auf Windows & MacOS

Für die Einbindung musst du dir den passenden Nextcloud-Client über den oben beschriebenen Weg herunterladen und installieren. Nach dem ersten Start nach der Installation erfolgt die Einrichtung.

Auf dem ersten Bildschirm bitte den Menüpunkt Anmelden auswählen und das Ganze mit Weiter bestätigen.

Auf dem nächsten Bildschirm bitte die Adresse unserer TGS-Cloud eingeben, diese lautet:

https://cloud.tgs-langenhain.de

Auch hier geht es anschließend mit einen Klick auf Weiter zum nächsten Schritt.

Anschließend musst du bestätigen, dass ein Zugriff mit deinem TGS-Cloud Konto erfolgen soll. Hier klickst du bitte auf Anmelden und authentifizierst dich mit deinen Anmeldedaten für die TGS-Cloud (Emailadresse bzw. Benutzername und Passwort)

Im folgenden Schritt muss nun einmalig der Zugriff auf die Daten in der TGS-Cloud bestätigt werden, dies geht einfach über einen Klick auf Zugriff gewähren.

Nach erfolgreicher Freischaltung kannst du nun noch einstellen, welche Ordner vom Cloudspeicher synchronisiert werden sollen und welcher lokale Ordner auf deinem Rechner für die Synchronisation genutzt werden soll. Abschließend das Fenster über Verbinden bestätigen.

Nun startet die Synchronisation der für dich freigegeben Ordner und Dateien.

Du hast nun Zugriff auf diese Dateien, Dokumente und Ordner direkt auf deinem Rechner. Änderungen an diesen Dateien werden nun automatisch in die TGS-Cloud übertragen und stehen allen, die darauf Zugriff haben, automatisch und in aktueller Version zur Verfügung.

Einbindung der Cloud auf Android und iOS

Die Einrichtung auf Mobilgeräten erfolgt analog zu dem oben beschriebenen Weg für Windows und MacOS. Auch hier nutze bitte die Serveradresse https://cloud.tgs-langenhain.de, deine Emailadresse bzw. Benutzernamen und dein Passwort für die Einrichtung. 

Alternativ kann die Nextcloud-App auch bequem über einen QR-Code mit der TGS-Cloud verbunden werden, der Weg wird auf folgender Website anschaulich erklärt: https://knowledgebase.hkn.de/knowledgebase/die-nextcloud-app-auf-ios-mit-dem-qr-code-einrichten/

Kontakte

Die TGS Cloud ermöglicht die zentrale Speicherung von Kontaktinformationen, so dass sich der passende Ansprechpartner im jeweiligen Ressort (TGS Langenhain bzw. HSG EppLa) einfacher finden lässt.

Du erreichst die Kontaktverwaltung über die Hauptnavigation und kannst dort bereits bestehende Kontakte einsehen bzw. deine Kontaktinformationen hinterlegen:

Im folgenden Formular könnt ihr nun eure Kontaktinformationen hinterlegen. Das angezeigte Feld Notizen könnt ihr nutzen, um eure Funktion bzw. Arbeitsbereich zu hinterlegen, dies kann helfen, die passenden Ansprechpartner zu identifizieren.

Das Feld Notizen könnt ihr über die Funktion Neue Eigenschaft hinzufügen auswählen, dann wird es im Formular angezeigt.

Kalender

In der TGS Cloud steht auch ein zentraler Kalender zur Verfügung, um wichtige Termine an einer zentralen Stelle zu speichern. Hier sind bereits Kalender für die beiden Ressorts TGS Langenhain und HSG EppLa vorbereitet.

Neue Termine können über den blauen Button + Neuer Termin hinzugefügt werden. Hier werden auch die freigegebenen Gruppenkalender für die Ressorts TGS Langenhain und HSG EppLa angezeigt. Zudem steht immer auch ein persönlicher Kalender zur Verfügung, der für die eigene Terminverwaltung genutzt werden kann.

Achtung: zentrale Termine müssen im Kalender für TGS Langenhain oder HSG EppLa gespeichert werden, damit andere im Ressort diese auch sehen können. Sofern diese im Kalender „Persönlich“ gespeichert werden, sind diese für andere nicht sichtbar!

Einbinden des Kalenders in Kalenderapplikation

Die Kalender der TGS Cloud können jederzeit im Browser aufgerufen werden, eine Einbindung dieser in Kalenderapplikationen, wie beispielsweise Oulook, Apple Kalender, Googe Calendar ist jedoch unkompliziert möglich.

Hierfür musst du dir zuerst den sogenannten Abonnements-Link kopieren. Navigiere hierzu zum gewünschten Kalender über deinen Browser, im folgenden Beispiel den Kalender für HSG EppLa.

Dort bitte neben dem Kalender auf das Klammersymbol klicken, anschließend bei Link teilen auf die 3 Punkte klicken und Abonnements-Link kopieren wählen. Der Link befindet sich nun in deiner Zwischenablage und kann beispielsweise in Apple Kalender eingefügt werden.

Am Beispiel von Apple Kalender wählt man Neues Kalenderabonnement und fügt dort den eben kopierten Link in die Maske ein:

Abschließend kann ich hier nun noch einstellen, wie oft der Kalender aktualisiert werden soll oder welche Farbe der Kalender in der persönlichen Kalenderapplikation bekommen soll.

Projektverwaltung mit Deck

Mit Deck steht dir und deinem Team eine leistungsfähige und zugleich einfach zu bedienende Projektverwaltungssoftware zur Verfügung, die helfen kann, Aufgaben im Team zu visualisieren und organisieren.

Über die Navigationsleiste könnt ihr Deck aufrufen und seht dann eine Übersicht bereits bestehender Boards. Ein Board wiederum besteht aus mehreren Listen, in denen die Aufgaben in Karten angelegt werden. Diese Karten werden dann durch die einzelnen Listen geführt, bis diese Aufgaben abgeschlossen sind.

Ein einfaches Board kann beispielsweise aus den drei Listen Offen, In Arbeit und Abgeschlossen bestehen, wie auch im obigen Beispiel zu sehen. Hierdurch sind alle Aufgaben eines Boards für jeden im Team sichtbar und der Status der Bearbeitung ist zu jederzeit klar.

Klickt man eine Karte an, kann man diese um weitere Informationen ergänzen, beispielsweise Anhänge oder ein Fälligkeitsdatum. Hier kann und sollte auch ein Bearbeiter einer Karte zugeordnet werden, damit klar ist, wer diese Aufgabe bearbeitet.

Die Karten können dann über Drag & Drop zwischen den Listen verschoben werden. Dadurch ändert sich sozusagen der „Bearbeitungsstatus“ der jeweiligen Aufgabe.

Boards, Listen und Karten hinzufügen

Der obige Screenshot zeigt, in welcher Reihenfolge Boards, Listen und Karten hinzugefügt werden können.

Hilfe und Anregungen

Sollte etwas nicht wie erwartet klappen, dann schicke bitte eine Email an webmaster@tgs-langenhain.de.

Eine ausführliche Fehlerbeschreibung und Screenshots helfen uns bei der schnellen Unterstützung und Fehlersuche. Du kannst uns auf diesem Wege auch gerne für weitere Anregungen und Verbesserungsvorschläge für unsere TGS Cloud kontaktieren, wir freuen uns auf deinen Input.

FAQ

Frage: Ich habe mein Passwort vergessen und kann mich nicht mehr anmelden, was kann ich tun?

Antwort: auf der Startseite der TGS Cloud findest du unterhalb der Anmeldemaske einen Link Passwort vergessen, hier kannst du dein Passwort selbständig zurücksetzen. Du musst dort nur deine in der TGS Cloud hinterlegte Emailadresse eingeben und bekommst dann eine Mail mit weiteren Hinweisen, wie du dir ein neues Passwort setzen kannst.

07.07.2020